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Del papel al sistema:
propuesta y plan
Qué encontramos, qué proponemos construir, hasta dónde llega cada fase y cuándo se entrega cada cosa.
×Agroinplast tiene sistema. Lo que no tiene es el proceso dentro del sistema
Profit lleva lo administrativo. La manufactura, el ensamblaje que sale a la calle y el pedido del vendedor viven en papel, Excel y WhatsApp. Una persona transcribe lo mismo tres veces; el control se pierde en el portón y en la calle.
Un sistema propio, de escritorio y móvil, sobre una sola base de datos: producción por área, nueve almacenes con saldo real, ensamblaje externo con conciliación automática, pedido desde el teléfono, despacho con tracking por viaje, cobranza y comisiones. La factura fiscal sigue en Profit 2K12.
Por fases, con entregas que se ven: primero producción e inventario, después ventas, despacho y cobranza, y al final —opcional— el portal de clientes. Cada fase cierra con un piloto en planta y un corte.
sin registro en ningún sistema
y 13 con saldo negativo
papel, Excel y Profit, cada día
la mayoría esperando carga completa
×Situación
actual
Cómo funciona hoy la planta, el almacén, la venta y el cobro — tal como lo vimos, lo grabamos y lo leímos en sus documentos.
×Una fábrica con cuatro procesos, nueve almacenes
y veintitrés vendedores
Extrusión PE, extrusión PVC, inyección PVC e inyección PP. Solo el último saca partes que todavía hay que armar.
Siete con código en Profit. Uno sin formalizar. Y uno —el material en la calle— que no existe en ningún sistema.
Más 169 partes en proceso y 37 materias primas que no se venden pero hay que controlar.
Cada uno con un grupo de WhatsApp de pedidos y otro de cobranza. Más ~10 preparadores externos.
×Una planta, diez casas y veintitrés vendedores: el proceso está repartido por el mapa
Troncal 7, Sector Llano del Cura, a ambos lados de la vía: al norte un solo galpón principal —cinco bahías bajo el mismo techo: oficinas y piezas terminadas en la entrada, inyección en el centro, inventario general en las dos bahías del fondo—, el camino por su franja este, el almacén de techo naranja donde se hacen los tubos azules, y la entrada con el cartel; al frente, sobre el talud y con escalera, el galpón de BetaPlast (línea PVC). Distribución marcada por el cliente; ubicación confirmada en Google Maps (5X2Q+F3P).
Unas diez casas de la zona arman las conexiones. Hoy hay 7.850 piezas afuera, hasta 12 días, y no existen en ningún sistema.
23 vendedores por zonas; el camión sale por la Trasandina o hacia La Fría y La Tendida cuando la ruta está completa, y la copia firmada vuelve con él. Es el tramo más largo y el menos visible.
Al portón, a las casas de los preparadores y al teléfono del vendedor y del chofer. Ahí entra el tracking por viaje.
×El material se mueve entre nueve almacenes — y el que más importa no existe
Materia prima, tornillos, manguera, partes, terminado, tubería PVC y comercializado. Ya existen en Profit.
El producto de segunda existe físicamente, con conteo propio, pero no está en la estructura.
Lo que está en la calle con los preparadores. Sale como partes, vuelve como producto terminado, y en el medio no hay registro. Ahí se pierde el control.
×Del WhatsApp del vendedor al cobro: entre 10 y 15 días
Papel escrito a mano, mandado por WhatsApp, impreso y transcrito.
Dos van con el camión. Una vuelve firmada: es la prueba de entrega.
No con la factura. Los 30 días cuentan desde que el cliente recibe.
×Diez cosas que hoy dependen de una persona, de papel o de una foto
Material fuera de la planta sin registro. Sale como partes, vuelve como producto; en el medio, un formato de papel.
Kilos contra unidades, cruzados a mano. El portón pesa, la oficina cuenta, Profit solo acepta unidades.
Nadie avisa cuándo pedir. Sin materia prima tres veces el año pasado; el remedio fue sobrecomprar.
La misma información tres veces. Papel del turno → Excel → Profit, todos los días, una persona.
El módulo de producción ya no existe. Profit lo descontinuó; queda “generar compuestos”: un nivel, sin kilos.
El pedido es una foto. Letra, tachones, pedidos repetidos: “ahí es donde sentimos falta de control”.
Ventas está a ciegas. “¿Hay producto?” se pregunta a producción, por teléfono, cada vez.
El camión es una caja negra. Sale con carga completa, vuelve con copias firmadas; nadie ve el viaje mientras ocurre.
Veintitrés grupos de WhatsApp. Pedidos y cobranza por vendedor; el comprobante llega como foto.
Comisiones a criterio. Un Excel con más excepciones que regla; dos monedas, dos calendarios.
×Un sistema
propio
Escritorio en la oficina, teléfono en el portón, en la calle y en la ruta. Una sola base de datos. Lo fiscal, donde ya está.
×Quién captura qué, desde dónde, y a dónde va a parar
Aplicación instalada en las PC de ingeniería, almacén, recepción y cobranza. Rápida, con teclado, para trabajar todo el día.
La misma app en el celular: portón, preparadores, vendedores y chofer. Funciona sin señal y sincroniza al volver.
Servidor en la empresa con respaldo diario. Cada dato se captura una vez y todos lo ven al instante.
×Doce módulos, cuatro destinos
| Módulo | Cómo se lleva hoy | Destino | Fase |
|---|---|---|---|
| Inventario y almacenes | Profit Administrativo · saldos que no cierran | Reemplaza | 1 |
| Producción y manufactura | No existe · el módulo fue descontinuado | Nuevo | 1 |
| Captura diaria de producción | Papel del turno + Excel de la ingeniera | Reemplaza | 1 |
| Ensamblaje externo | Formato de papel · sin almacén de “en la calle” | Nuevo | 1 |
| Recetas (lista de materiales) | Matriz en Excel + “artículo compuesto” de un nivel | Mejora · multinivel | 1 |
| Reposición de materia prima | Nadie avisa · se sobrecompra por si acaso | Nuevo · alerta | 1 |
| Pedidos de vendedores | Foto de papel por WhatsApp | Reemplaza · app | 2 |
| Notas de entrega y despacho | Profit 2K8 · tres copias impresas | Reemplaza | 2 |
| Cobranza | 23 grupos de WhatsApp + talonario a mano | Mejora | 2 |
| Comisiones | Excel con cuatro esquemas y escala “a criterio” | Reemplaza | 2 |
| Factura fiscal | Profit 2K12 homologado · 10 a 15 de cada 100 | Se queda | — |
| Portal de clientes | No existe · lo vieron funcionar en otra empresa | Nuevo · opcional | 3 |
×Del teléfono del vendedor al cobro, con el camión a la vista todo el viaje
El vendedor lo monta en su teléfono; recepción lo ve al instante con existencias.
Se emite al confirmar; lo que se factura se exporta a Profit 2K12.
Camión + chofer + ruta + notas cargadas. Sale cuando la ruta está completa.
El chofer marca cada parada: hora, ubicación, firma en pantalla, foto de la copia.
El crédito cuenta desde la firma; avisos automáticos; comprobante estructurado.
Faltante, devolución o cambio: nace en la parada, no en un chat una semana después.
Cada salida del camión es un viaje con sus notas. Cada nota es una parada. La oficina ve el viaje en el mapa mientras ocurre y sabe qué se entregó, qué volvió y qué quedó pendiente antes de que el camión regrese.
- Quién lleva qué, en qué camión, por qué ruta.
- Entrega con hora, ubicación y firma: la prueba de entrega deja de ser una copia de papel.
- Cobranza arranca el mismo día, sin esperar las copias.
- Un viaje cierra cuando todas sus notas están entregadas, devueltas o con novedad.
×Cuatro áreas,
un solo registro
Lo que sale de cada máquina, lo que consume y lo que vuelve de la calle: capturado una vez, en el lugar donde ocurre, con las reglas que ya usan.
×Cada área tiene su materia prima, su máquina, su captura y su almacén de destino
| Área | Materia prima | Sale | Almacén | Cómo se captura (como lo llevan hoy) |
|---|---|---|---|---|
| Extrusión PE | PEAD P80 y P100, pigmento, fleje | Manguera en rollos de 100 m · tubería de 12 m | AMAN | kilos + rollos + metros + mezcla P80/P100 + desperdicio + recuperado — el Excel de la ingeniera |
| Extrusión PVC | Resina + carbonato + estabilizante → compuesto | Tubería sanitaria, eléctrica y de aguas blancas, 3 y 6 m | PVC2 | kilos + tubos + lote, medida, espesor + kilos a desperdicio — el formato de papel |
| Inyección PVC | PVC en pellets | Conexiones sanitarias: terminado directo | APTC | kilos + unidades + molde |
| Inyección PP | PP 50/50, acetal, acrilonitrilo, pigmento | Partes: tapas roscadas, cuerpos, anillos, gomas | APPC → calle | kilos + unidades + molde; de aquí sale el ensamblaje externo |
Fecha, turno, máquina, artículo, kilos, unidades, desperdicio. El sistema calcula el peso promedio y avisa si se aleja de la referencia.
Sus máquinas, sus artículos, su materia prima. El operador de extrusión no ve inyección; ingeniería ve todo.
Un nivel intermedio que hoy nadie registra: insumos → compuesto → tubo. Cierra el costo por kilo.
×Cinco reglas que ya existen en la planta, convertidas en sistema
Producto → partes → materia prima, con los códigos que ya usan (TR, AR, AS, OUR, cuerpos). Un producto explota en kilos de cada resina. Profit solo llega a un nivel y sin kilos.
Peso unitario por artículo. Si la diferencia entre lo pesado y lo contado supera el peso de una pieza (tope 200 g), no es variación: es error de conteo. “Eso es un algoritmo, no un criterio.”
Lo que está en la calle existe: sale como partes a nombre de un preparador, vuelve como producto terminado, y el saldo de cada casa se ve sin sumar formatos a mano.
Cada corrida descuenta la resina según receta, más desperdicio, menos recuperado. El consumo por día sale solo, y con él la cobertura.
Meta de 45–60 días de cobertura por materia prima. Cuando baja, el sistema dice cuánto pedir. “Veo qué me queda, pero no me genera la alerta.” Ahora sí.
El descuadre aparece en el portón, no una semana después al archivar la hoja. La ingeniera deja de transcribir y pasa a decidir. Y “¿hay producto?” se responde desde cualquier pantalla.
×Dos personas miden distinto, y alguien cuadra a mano
La regla ya existe y la dio la ingeniera: “una pieza pesa 50 o 60 gramos, entonces una variabilidad de más de 60 gramos no puede existir”. Si la diferencia supera el peso de una pieza no es variación de proceso, es error de conteo. Eso es un algoritmo, no un criterio.
×Qué entra en cada fase y qué se queda deliberadamente afuera
- Nueve almacenes con saldo real, kardex y ajustes por conteo
- Captura de corridas por área, recetas multinivel, consumo y desperdicio
- Ensamblaje externo: salida, retorno y conciliación kg ↔ und
- Alertas de reposición, tablero y reportes de producción
- Carga inicial de artículos, recetas, pesos y saldos
- Costos por producto (después, con datos reales de consumo)
- Pedido desde el teléfono del vendedor, con existencias
- Notas de entrega y exportación a Profit 2K12 de lo que se factura
- Tracking por viaje: camión, ruta, paradas, firma, ubicación, novedades
- Cobranza: comprobantes, avisos automáticos, día 1 desde la firma
- Comisiones con sus esquemas y excepciones documentadas
- Factura fiscal (se queda en Profit 2K12) · pasarela de pagos
- Catálogo con saldo disponible y facturas pendientes
- Pago con comprobante cargado por el cliente
- Bloqueo por mora y condiciones de pronto pago visibles
- Pedido directo del cliente hasta definir el mínimo de despacho
×Tres meses hasta producción; lo demás va aparte
Producción, inventario y catálogo web en uso antes de fin de año, con dos semanas de piloto en paralelo.
Cada dos semanas se ve algo funcionando con datos reales de Agroinplast, no una demostración.
Pedido móvil, tracking, cobranza y portal: de enero en adelante, cada uno con su fecha y su precio.
×Lo que Agroinplast va a ver, y lo que Agroinplast tiene que poner
Artículos, recetas, pesos unitarios, preparadores y saldos iniciales en el sistema.
Producción capturada en planta, materia prima descontada sola.
Las 191 referencias con disponibilidad real; la primera solicitud le llega al vendedor de la zona.
Se apaga el Excel paralelo y el Profit operativo. Queda el 2K12 fiscal.
Si se contrata: el vendedor manda el pedido desde el teléfono, con existencias.
×El proceso vive fuera del sistema.
Vamos a meterlo, por fases, empezando por la planta.
Siguiente paso: validar este alcance con ustedes, fijar la fecha de arranque y recibir los datos de la lista anterior. Con eso, la primera entrega se ve a las dos semanas.
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